【仕事遅延魔必見】タスク管理方法と作業効率化

こんにちは。パグたんです。

解決できる内容（対象者）

・作業遅延してしまう人（スケジュールを守れない人）
・タスク管理の方法に悩んでいる人
・優先順位のつけ方が分からない人

パグたんの出来事

入社２～３年目、作業遅延と品質悪化により先輩方にめちゃくちゃ怒られた。

パグたんのおすすめ解決方法

outlookのスケジューラ機能を活用する。
※エクセル等でもよいですが、開始時刻でフォローしてもらえるoutlookがおすすめです。

使い方

１．作業(タスク)が振ってきたタイミングで必ずoutlook登録をする。
↑これだけ
(根性論で申し訳ないですが、仕組み化をするまではめんどくさいなど意見はあると思いますが、
だまされたと思って２週間やってださい。僕はこれで人生変わったと思います。
社会人２年目で１番の学びかもしれません。)

準備
１．outlookインストールする。
２．outlookのスケジューラ機能でスケジューラが登録できる状態にする。

使い方

作業が発生したタイミング
１．outlook開く
２．作業の工数を考える。
３．現在の自信の空き時間より※〇月〇日と期限が遠い作業の場合でも工数を考えて先に前倒しで作成する癖をつけるためです。
ex.【〆切〇/〇(木)】顧客打合せ資料作成　□/□(月)　14:00~16:00
※作業期日が遠くても前倒しで作業することのメリット
１．想定より工数が増加してしまった際に対処が可能。(内的要因)
２．主任技師や部長の都合で会議が前倒し要求された際に対応が可能。（外的要因）
３．優先度をつけやすい。このタスク管理方法をとると、作業が可視化されていることにより

上司に作業を振られ過ぎた際に、どちらを優先すべきか？すぐ質問できるため。
４．結局先延ばしにしても成果物の完成度はそこまで変わらない。と個人的に考えています。
１か月後までに作成依頼された場合と１年後までに作成依頼された場合とで、

成果物の完成度が１０倍変わるでしょうか？
私はそうは思いません。また、歳月をかけた資料を上司に提出する際はハードルも

上がることでしょう。できるだけ即レスすることで成果物のハードルや質を落として

よいわけではありませんが、ハードルや期待値を上げて良いことはあまりないように

感じています。
４．outlookのスケジューラ機能によるフォローを受けた際に都度作業実施。
作業完了できなかったら、再度別時間でoutlookにタスク登録。

ここで注意しなくてはならないことが大きく３つあります。
１．スケジューラをたてることが目標になってはいけない。
私は、学生時代からこのスケジュール登録機能に出会うまでスケジュールを立てることが楽しくて完璧なスケジューラ作成に何時間も費やしていました。
しかし、少しの遅延より、その後のスケジュールが大きく崩れてしまったことがあります。
計画はあくまで計画です。完璧な計画とは、実際に作業した後に作っていくものではないかなと個人的には思っています。
２．作業間の余裕時間を確保しておく。外的要因(先輩に話しかけられた)や内的要因(やる気上がらない。トイレ行きたい)などにより余裕がないスケジューラだと絵に描いた餅状態になってしまいます。
３．自身が立てた工数との差異を都度評価することで工数算出の制度を上げていく必要があり、
これを怠れば、タスク管理が困難になる（初めは制度悪くても３か月継続すればおおむね制度が上がってくると想定されます。）。

メリット

１．スケジュールを期限から引く癖を治せる。←個人的には長期的視点で考えた際、outlookスケジュール活用を使う一番メリットと考えています。
２．時間になったら作業をフォローしてくれる（outlookを開いている時）
３．各タスクの大まかな工数を把握できるようになる。
（余裕がある人は）想定どおりの工数で作業実施できたかを都度評価することにより改善点や作業工数を記録として残せる。
ex.エクセルでの資料作成大体１０ページは２時間(想定)、３時間(実際)
・改善点はあったか？１０ページ大体同様の資料を作成する際に１ページ目作成時にエクセルの使い方(関数等)を調べるのに、
１時間かかってしまった。今後も作業を調べながらやりそうだな？とか同じような資料なら今回調べた内容で対応できそうだなとか
・今後は３時間くらいは作業にかかりそうだな。。。等
４．自分が現在作業している内容を対外的に表明できる。
５．大きな作業を細分化することにより、成果物から手を動かすまでの作業イメージを鮮明に持つ練習になる。

（導入難易度が低い。フリーソフトなどをインストールするのには社内手続き等があり、利用ハードルが高いことがありますが、outlookを業務で使用している人は多いのではないでしょうか？）