こんにちはパグたんです。よろしくお願いいたします。
解決できる内容（対象者）
・資材管理の方法
・他の人の資材を上書きしてしまったことがある人
解決法
「資材管理」とは大変難しいことだと思います。
1.独自の管理資料を作成し、習慣に取り入れる。
絶対に行う習慣に取り入れると管理が容易になります。
※できるだけ少ない管理で済みたいと思うならここで重要なことは、
１回もしく少ない回数、絶対に行う習慣に取り入れる事です。
設計書を開くタイミングで、設計書を閉じるタイミングで、など
必ず行う、回数は少ない手順の一部として習慣化することをオススメしています。
2.自動化(もしくは半自動化)
人間がやることはミスが起きてしまいます。
そこでミスが起きないようにシステム化しましょう。
ツールなどが導入できなくても、半自動化するなど以下の方法をオススメしています。
「毎日確認アラームをかける。確認時はレ点をつけて確認漏れをなくす、
また、後日確認したことを証明できるようにしておく」
誰かに見せるわけではありませんが、ここまでしておくとミスがおきにくいと思います。
3.資材管理で失敗したときのことを考えておく
資材管理が失敗してしまったときのことを考えてバックアップを取ることをオススメしています。
「作業開始前と開始後は必ず自分のデスクトップにバックアップを取っておく」
もしくは、
「自動的に高頻度でバックアップを取得する」
また、パグたんも作業開始前と後はバックアップを取得しています。
※削除のタイミングが難しいですが、1週間で別成果物作成作業に移ることが多いので
1週間後の同じ曜日に削除するようにしています。
(削除するアラートを設定して自動で教えてもらっています。)
パグたんの出来事
●失敗談※パグたんが何か失敗してしまった話というわけではありません。
パグたんチームが作成した成果物を、他チームと共有のフォルダに格納していた際、
他チームが、パグたんチームの資材を壊してしまいました(上書きしてしまいました)。
状況
パグたんチームと他チームで同じ資材aの修正をすることになる。
(この時点では、同じ資材の修正をすることは把握できていない)
資材作成後は成果物一覧Excelで資材に修正があるかを管理する。
1.パグたんチームの成果物a’が完成し、Xフォルダに格納する。
2.パグたんが、成果物一覧Excelに成果物aの修正を加えたこと記載する。
3.他チームの成果物a”が完成し、Xフォルダに格納する。
「資材管理」とは簡単なようで難しいです。
ここで、どうすればこのミスが起こらなかったのでしょうか？
1.システムで管理すればすぐに復旧できた。
SVNやGitを活用すれば別の人による修正が加えられていること(競合する)が分かります。
システム化しなかった。
→通常我々のチームはSVNを使用して開発を行っていますが、
ＰＰＴ成果物に対しては競合が分かりにくいことがあります。
2.成果物一覧Excelを活用していなかった。
プロジェクトで決められていたルールを順守しなかったので
このような事態になってしまったと思われます。
不測の事態に陥らないようにプロジェクトマネージャーなどが
考えてくれたルールは原則守りましょう。
※もちろん、ルールの意図が分からないは説明をお願いして理解することは重要だと思います。
3.自身が行っている作業の意味を理解できていなかった。
これはパグたんの推測ですが。。。
「ＰＰＴを上書きしてしまった」という事象の前に、
「ＰＰＴを上書きしますか？」というメッセージが出てくると思っています。
そこで「はい」を押下したので上書きが行われたと思います。
※または設定でそれが出ないようにしている。
今自分が何をして、その動作の結果起きている事象の１つでもわからないことがある際は、
理解するために時間をとる必要があると思います。
先輩・上司からの助言
●「資材管理は地味だけど奥が深い」
資材管理が上手な先輩に言われたことがあります。
その先輩もまだ資材管理の勉強中と言っていました。
<そこからの考察>
資材管理とは、ミスして、失敗して、初めて重要性に気づくことができるものだと
パグたんは思っています。
失敗したその時に、どれくらい改善策を考えることができたか？が大切だと思う反面、
改善策を手動ではなく自動で、仕組み化で改善策を考えることが重要と思いました。
また、先人(先輩方)に聞くことも大切と思います。
メリット
・資材管理でミスが起きにく。
・自分の能力(記憶力など)に頼ることなく作業を進めることができてストレスフリー
・自分の能力ではなく仕組み化の方法で、改善策を考えることができる。
気を付けた方が良いところ
・人間が行うことに絶対はない。
半自動化、習慣化することで一定の評価はえられるものの
人が作業するものには失敗はつきものです。
・ツールやシステム導入には労力・コストがかることもある
まとめ
パグたんも資材管理で大きな失敗をしたことがあります。
その時は大変落ち込みました。
作業を丁寧に行おうと思ったのもその時からだったと記憶しています。
それはいまでも継続できています。
皆様の資材管理の一助となればうれしいです。
ともに学んでいきましょう。よろしくお願いいたします。
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