こんにちはパグたんです。よろしくお願いいたします。
解決できる内容（対象者）
・訂正メールの書き方が分からない人
パグたんおすすめの解決方法
１．訂正する旨を記載する。（好みで朱書きにする）
２．訂正しないとならないメールを引用し、引用した旨を記載。
３．訂正メールの訂正箇所を朱書きする。
4.何度も訂正メールを送らない。
（何度も送ろうと思って訂正メールを送る人はいないと思いますが
慣れないうちは何度も校閲(見直し)してメールを確認するようにする
のがおすすめです。）
5.訂正メールを送らなければならない意図を明確にし、
訂正する最終的なOUTPUTを明確にする。
極論、内部に送るメールでは内容などが伝われば訂正メールを
送る必要はないと考えています。内容などが伝わらないことを解消するために
送る必要が出てくると思いますので、最終的なOUTPUTを明確にすることで
できなかったことができるようになるかを考えてメールを書くことが重要です。
6.読者(メール受信者)の立場になって、文言などを考えて記載する。
パグたんの経験談
パグたんの上司であるA課長に内容の指摘をされ訂正メールを書くときに、
グループ会社のB課長にご助言(小言)をいただきました
その時に、Ｂ課長を説得できず、
何度も訂正メールを送ってしまったことがあります。
訂正メールを送る意図(訂正メールを送らないとできないこと)と内容を理解できていないのに作業を進めてしまいました。
2人の課長から言われた通りにメールを打ち、自分の考えなどありませんでした。
（操り人形ですね。。。）
２人の課長の意見が少し異なっていて、言われた通り思考停止でメールを打っていたパグたんはその意図や意見を説明することができず、何度も２人の課長に訂正の助言頂いたのを覚えています。
結論とし、Ｂ課長の言っていること1割くらいを満たせばＢ課長は納得(？)してくれました。
<そこからの考察>
訂正メールを書くときは、何度も送れないという制約があるため
特にいつも以上に内容を理解しながら、わからない時はわかるまで立ち止まることが 大切と認識しました。内容を理解したうえで、訂正メールの最終的なOUTPUTと訂正メールを送る意図を明確にする必要があると思っています。
先輩・上司の助言
●差異が分かるように記載する
メールの訂正箇所がひと目でわかるような記載ができておらずこの助言をいただきました。
<そこからの考察>
訂正メールで読者(メール受信者)が一番知りたいことは、
メールの内容、つまりメールの訂正箇所です。
そこを意識してメールを書く必要があると考えています。
また、それがひと目でわかるようにすると読者(メール受信者)の時間をできるだけ奪うことなくメールを見てくれると思います。
メリット
・訂正箇所を明確にすることができる。
気になるところ
・朱書きの量が多いと目がチカチカしたり、ガチャガチャした印象になる。
まとめ
訂正メールとは、新しいことをするわけではなく、
間違いを訂正するというマイナスにならないようにする動きで、
作業自体、地味で楽しくないと考えることもあると思います。
しかし、SEとして実はとても大切で、「伝える」「意図を把握する(OUTPUTを明確にするという観点で)」学ぶべきことの多い作業です。
一見、地味で楽しくない作業を今後の成長につなげられる一助となればうれしいです。
ともに学んでいきましょう。よろしくお願いいたします。
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