こんにちはパグたんです。よろしくお願いいたします。
解決できる内容（対象者）
・小日程作成の方法がわからない人
・作業の全体像が大きすぎて何から始めたらよいかわからない人
パグたんおすすめの解決方法
１．WBSを作る。
作業・タスクを明確にしたうえで、記載する。
タスクの積み重ねで最終的な成果物が完成します。
成果物からタスクまで落とし込む作業が大切です。
２．小日程の単位は原則、2～3日で完了する単位。
３．納品日などスケジュールから 小日程を作成するのではなく、
作業量と工数を明確にして、作業を積んでいく(山積みと呼ぶ)
ように小日程を作成していく。
パグたんの経験談
パグたんのチームの小日程作成時、
工数を見積もり、小日程を組んだら、
上長が想定していた日程より大幅に遅れることが判明。
パグたん作成の小日程を評価してもらうことにより、
作業の起動修正をし、作業を開始しました。
成果物をタスク単位に落とし込み工数を明確にすることで、
小日程を評価できる状態にできたのだと思っています。
理由は以下２点でした。
１．工数の見積もりが甘かった。
２．人員が足りなかった。もしくは、上長の想定が誤っていた。
１．工数の見積もりが甘かった。
初めて、行う作業もあったため、
パグたんが今までの経験した類似している作業を参考に工数を見積もりましたが、
「実際にやるともっと単純で時間かからない想定だよ」
と実際に作業をやったことがある上長の助言をいただきました。
それにより、小日程を修正することができました。
２．人員が足りなかった。もしくは、上長の想定が誤っていた。
タスクと工数が決まったうえで、小日程が上長の想定より少し遅れることが判明したので、工数は変えられないため以下が必要であることを上長に納得してもらいました。
「人員を増加する」
「作業期間を延ばしてもらう」
ギリギリな線表ではなく少し余裕のある小日程にして、
その小日程より早く完了することを意識しました。
そっちの方が、上長からの評価も上がりやすいです。
（できない時の上長からの評価が下がることの方が大きい為、
できるなら安全なスケジュールを立てることが大切です。）
先輩・上司の助言
●タスク単位まで落とし込めている
2年目か3年目にパグたんが、小日程を作成している時に言われた言葉です。
成果物(ゴールや目標)、作業方針は理解できていましたが、
小日程を作成でずに悩んでいました。
そんな時、チームリーダーに言われた言葉です。
＜そこからの考察＞
タスクの積み重ねで成果物が作成されます。
個人的なイメージだと、１つ１つの作業自体は「点」の集まりで、
その点をつなげていき「線」にしたり、さらには線をつなげて「面」
にすることで成果物ができます。
「線」や「面」の成果物から、「点」であるタスクへ落としていく作業を
明確にすることは作業を進めていく上で大切です。
全く進まないな。や作業が大きすぎて全体像が明確にできないな。
とお悩みの際は、タスク単位まで具体的にするには、
どう考えればよいか？どう考えていくか？を
意識すると解決の糸口が見つかることが多いです。
メリット
具体的な作業ベース報告等ができることにより
・作業者自身も、タスクを整理できる。
・報告をする際に、上長などの評価者が助言をしやすいように整理することができる。
上長等へは本来ならより抽象的な作業を報告をすることが多いですが、
問題などが起きた際は、具体的なタスクベースで議論すると解決への向かうこと
があります。
気になるところ
・上長が本当に聞きたい報告は、タスクベースというより全体の中での
現在のタスクの進み具合と、今後のスケジュール。
まとめ
タスクに落とし込むためには、時として、具体と抽象を行き来
(ここでは成果物とタスク)しないといけない場面に遭遇します。
日本古来の言い伝えとして「３歩進んで2歩もどる」とあるよう
戻ることをしないといけない状態では精神的に仕事を続けることが
嫌になるかもしれません。
その時に、逃げずに作業を進められるような仕組み作りの一助となればうれしいです。
ともに学んでいきましょう。よろしくお願いいたします。
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